Gestione Documentale

Il Document Management (Gestione Documentale) non è altro che il processo attraverso il quale vengono gestiti i documenti. Con l'avvento delle nuove tecnologie, la maggior parte delle aziende affida questo processo a sistemi integrativi detti DMS acronimo di Document Management System.
I DMS sono sistemi software utilizzati per la creazione e l'organizzazione di documenti e altri contenuti che consentono la memorizzazione degli stessi in formato elettronico. Gli applicativi di cui si compongono offrono inoltre la possibilità di archiviazione e spedizione di file di ogni tipo.

I componenti solitamente offerti in un sistema base consento di effettuare:

  • Scansionare documenti stampati su carta (imagin);
  • Convertire il formato di un documento (per esempio trasformare in PDF un documento creato con word);
  • Catalogare i documenti attraverso parole chiave o tag (indicizzazione);
  • Creare un database dove conservare le versioni elettroniche dei documenti;
  • Eliminare i documenti creati;
  • Recuperare in modo semplice documenti.

Funzioni queste che se gestite manualmente graverebbero sull'azienda sia in termini di tempo che di costi. I vantaggi offerti sono quindi i seguenti:

  • Risparmio di tempo, in quanto con questi sistemi l'accesso ai dati risulta essere molto più veloce ed efficace;
  • Risparmio in termini di spazio fisico da occupare in quanto l'archiviazione dei documenti, dei dati e delle immagini avverrà con modalità elettronica;
  • Migliore efficienza in termini di gestione del lavoro e delle informazioni inerenti;
  • Riduzione del rischio di perdere dati o documenti importanti attraverso l'archiviazione elettronica;
  • Aumento della produttività aziendale grazie al notevole risparmio di tempo.
  • Diminuzione dei costi di gestione e soprattutto del tempo impiegato per soddisfare le varie richieste inoltrate dalla clientela.

Conservando lo spirito di offrire ai nostri clienti soluzioni complete, scalabili, sicure ma nello stesso tempo abbordabili, abbiamo scelto un Content Management Open Source.

 

Il sistema è una piattaforma costruita su Java e funzionante su Server Apache Tomcat completamente gratuita ed OpenSource nella sua versione Community che permette di esaudire tutte le esigenze di archiviazione digitale, gestione di banche dati immagini, gestione contenuti web, processi approvativi documentali, firma elettronica e conservazione sostitutiva, offrendo i servizi necessari per la creazione, la conversione, la gestione e la condivisione di documenti elettronici. Per il Client web viene utilizzata la moderna tecnologia AJAX, mentre i motori di Workflow messsi a disposizione sono i potenti JBPM ed Activity.

Questo completo DMS permette di gestire ogni aspetto inerente al ciclo di vita dei documenti, permettendo di categorizzarli trammite tassonomie e metadati anche in sezioni logiche, definire relazioni dipendenze, implementare politiche di controllo versione ed effettuare ricerche avanzate. Il tutto permettendo di definire spazi di lavoro, parametri di sicurezza, e gestendo ruoli e gruppi di utenti con permessi granulari.

Il motore di trasformazione sfrutta le ampie capacità di gestione di formati di OpenOffice per convertire I documeti da e per una ampia gamma di formati. Il motore di regole integrato permette alla piattaforma di gestire gli eventi di creazione, modifica e cancellazione dei contenuti per eseguire funzioni logiche di vario tipo, (per esempio trasformare in pdf tutti i documenti che entrano in una certa cartella o inviare una mail a tutti I detinatari di una certa mailing list). I potenti motori di workflow (jbpm ed Activity) integrati offrono il pieno controllo del ciclo di vita del documento e dello svolgimento collaborativo dei processi di creazione, revisione e pubblicazione degli stessi.

Alcune funzionalità chiave sono:

  • Creazione di workflow personalizzati sulle esigenze del cliente;
  • Gestione di oggetti, categorie, tassonomie e metadati;
  • Controllo di versione;
  • Importazione e cambi di formato (ad esempio PDF);
  • Sincronizzazione off-line;
  • Accesso ai contenuti via web, CIFS, WebDAV, FTP e feed RSS;
  • Gestione granulare di utenti, gruppi e permessi;
  • Ampie funzionalità di ricerca;
  • Report avanzati;
  • Funzioni di clustering e replica per architetture di disaster recovery;
  • Autenticazione NTLM, LDAP ed SSO e supporto Active Directory;
  • Supporto dei più comuni DBMS (MySql, PostgreSQL, MS-SQL, Oracle)
  • Integrazione e plug-in completi per OpenOffice e Microsoft Office;
  • Strumenti collaborativi come Wiki e BlogM;
  • Integrazione con CMS come Drupal e Liferay;

Il sistema offre quindi un'unico sistema centrale in cui l'azienda può gestire il suo flusso di documenti ed adempiere alle funzioni di conservazione ed archiviazione dei dati.