Gestione Documentale

Il Document Management (Gestione Documentale) non è altro che il processo attraverso il quale vengono gestiti i documenti. Con l'avvento delle nuove tecnologie, la maggior parte delle aziende affida questo processo a sistemi integrativi detti DMS acronimo di Document Management System.

I DMS sono sistemi di software utilizzati per la creazione e l'organizzazione di documenti e altri contenuti.
Tali sistemi consentono la memorizzazione di documenti, immagini e qualsiasi tipo di informazioni in formato elettronico e gli applicativi di cui si compongono offrono inoltre la possibilità di archiviazione e spedizione di documenti di ogni tipo.
Vediamo nel dettaglio quali sono i componenti solitamente offerti in un sistema base e cosa ci consento di effettuare:

• scansionare documenti stampati su carta (imagin);
• convertire il formato di un documento (per esempio trasformare in PDF un documento creato con word);
• catalogare i documenti attraverso parole chiave o tag (indicizzazione);
• creare un data base ove conservare le versioni elettroniche dei documenti;
• eliminare i documenti creati;
• recuperare in modo semplice documenti.

Funzioni queste che se gestite manualmente graverebbero sull'azienda sia in termini di tempo che di costi.

I vantaggi offerti sono i seguenti:

• Risparmio di tempo, in quanto con questi sistemi l'accesso ai dati risulta essere molto più veloce ed efficace;
• risparmio in termini di spazio fisico da occupare in quanto l'archiviazione dei documenti, dei dati e delle immagini avverrà con modalità elettronica;
• migliore efficienza in termini di gestione del lavoro e delle informazioni inerenti;
• riduzione del rischio di perdere dati o documenti importanti attraverso l'archiviazione elettronica;
• aumento della produttività aziendale grazie al notevole risparmio di tempo.
• diminuzione dei costi di gestione e soprattutto del tempo impiegato per soddisfare le varie richieste inoltrate dalla clientela.

Conservando lo spirito di offrire ai nostri clienti soluzioni complete, scalabili, sicure ma nello stesso tempo abbordabili, abbiamo scelto il content management Open Source Alfresco.