Gestione di gruppi di lavoro con strumenti open source

L’organizzazione di una azienda, di uno studio, necessità di condividere tra i collaboratori molte informazioni. Molto spesso queste informazioni sono sparse su una quantità di supporti eterogenea: rubrica cartacea, appunti, file sui diversi computer, conoscenze non scritte dei collaboratori. Questo comporta molto spesso inefficienze, ritardi nella trasmissione delle informazioni, perdita di informazioni.

Le organizzazioni più efficienti, da anni si sono dotate di strumenti di collaborazione per sopperire a ciò. Nella mia esperienza sono ancora troppo poche, soprattutto in Italia e non solo presso le piccole organizzazioni mancano questi strumenti.

Spesso si dice che costano troppo, che non servono, che sono troppo complesse. Niente di più falso.

Costi: Le soluzioni open source, quindi libere da costi di licenza sono sempre più numerose e sempre più complete.

Non servono: avere a disposizione in ogni momento la propria agenda, la propria rubrica e quella dei collaboratori, avere sottomano l’ultima offerta o lo stato di un ordine molto spesso fa la differenza tra acquisire e concludere un contratto o perderlo. Immagazzinare la conoscenza dell’organizzazione in questi strumenti puo’ sopperire alla mancanza di alcuni collaboratori (che magari se ne vanno portando via conoscenza).

Troppo complesse: sono tutte web based, intuitive. Con pochi clic si trovano le informazioni grazie anche ai potenti motori di ricerca inseriti all’interno.

La verità molto spesso è un’altra: non sono mai state provate a fondo per un periodo sufficiente, si pensa di perdere tempo ad inserire i dati. In sostanza è solo ed esclusivamente un fatto culturale.

Vediamo una applicazione che da tempo propongo ai clienti e che utilizziamo all’interno della nostra struttura: E-Groupware.

L’applicazione è presente sul mercato da svariati anni ed ha raggiunto una buona stabilità. Gira su qualsiasi sistema su cui gira un interprete php, un database mysql, un server web. Quindi gira su piattaforma Windows, Mac, Linux. E’ accessibile esclusivamente via web da qualsiasi dispositivo su cui giri un web browser: PC, MAC, Linux, iPhone, iPad, BlackBerry, cellulari in genere con capacità grafiche.

L’applicazione o, meglio il sistema, è composto da vari sottosistemi integrati tra di loro ad esempio:

  1. Rubrica condivisa o personale estendibile. E’ possibile garantire l’accesso alla propria rubrica ai membri dell’organizzazione in svariati livelli di accesso;
  2. Agenda personale condivisibile con i membri dell’organizzazione. E’ possibile ad esempio dare l’accesso alla propria segretaria per l’aggiornamento degli appuntamenti. Le viste possono essere giornaliere, settimanali, mensili. Gli appuntamenti si possono esportare rapidamente presso altre agende.
  3. Un completo sistema di gestione delle varie attività per gestire telefonate, mail, to do, note. Si possono categorizzare liberamente e gestire gli stati di avanzamento delle azioni (un mini crm praticamente)
  4. Un buon sistema per la gestione dei progetti (se la nostra azienda lavora per progetti ad esempio uno studio di ingegneria, di architettura);
  5. Un buon sistema di gestione del foglio ore utile per tracciare ad esempio attività da fatturare ai nostri clienti
  6. Un sistema per la gestione delle risorse aziendali su prenotazioni, ad esempio sale riunioni, auto aziendali, furgoni aziendali, apparecchiature di prova
  7. Un sistema completo per la gestione documentale aziendale completo di versioning, scadenza documenti, access list, ricerca per metadati (nella nostra organizzazione abbiamo svariate migliaia di documenti salvati all’interno e non da segni di cedimento o di lentezza)
  8. Un sistema di gestione documentale privato per ogni membro dell’organizzazione (che si usa poco, l’altro è molto più potente)
  9. Un sistema per la gestione della conoscenza aziendale classificabile in categorie utile per esprimere in documenti metodologie di lavoro, guide interne, policy aziendali.
  10. Un sistema wiki integrato, dalle funzionalità basilari;
  11. Integrazione e-mail, siti, notizie interne e molto altro ma meno utilizzati
  12. Soprattutto si puo’ estendere grazie alla buona documentazione offerta. Si possono quindi creare moduli ad hoc per l’azienda.

Le informazioni vengono tutte salvate su database relazionale e quindi è molto agevole accedere al sistema per effettuare ricerche non previste, analizzare le attività aziendali in ottica di migliorare la performance, etc.

Non vedo motivi quindi per non adottare un sistema del genere, in quanto i vantaggi che offre sono molti e di indiscutibile validità.

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In tempi di crisi, secondo gli analisti, gli strumenti CRM sono il miglior investimento

Leggo da Gartner che in questi momenti, gli strumenti CRM sono il miglior investimento per le aziende.

In sostanza le aziende che si doteranno di tali strumenti potranno essere avvantaggiate rispetto ad altre che attendono ancora.

Gli strumenti che, secondo gli esperti, dovrebbero essere analizzati e cominciati a sperimentare sono:

  1. Customer Community, e cioè creazione di community di clienti online interconnessi tramite gli strumenti di social networking quali Facebook, Twitter et simila;
  2. Strumenti analitici per la gestione e l’analisi delle moli di dati che sono presenti in azienda e che troppo spesso non vengono sfruttate mentre potrebbero dare impulsi per nuove strategie di mercato;
  3. Revisione dei processi, in quanto nuove strategie molto spesso portano con se il cambiamento del modo di lavorare.

Per chi fosse interessato il link è questo.

Sono d’accordo ma… poi mi guardo attorno, operiamo nel nord-est, patria delle micro e piccole imprese. Molto dinamiche ma in quanto ad informatizzazione ancora molto indietro. Non parliamo poi dell’accesso alla rete, che soluzioni del genere hanno bisogno. Se usciamo dai principali centri addio accesso Internet (nel senso che quando siamo fortunati abbiamo le adsl a circa 1 mega nominale).

Eppure gli strumenti ci sono, neanche troppo costosi per poter cominciare veramente a fare cambaimento di cultura e di processo. Certo che le soluzioni devono essere tarate su questa realtà (che comunque è specchio di quella italiana) e, molto spesso, i supposti consulenti, non riescono a proporre.

Vedremo

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