Gestione di gruppi di lavoro con strumenti open source

L’organizzazione di una azienda, di uno studio, necessità di condividere tra i collaboratori molte informazioni. Molto spesso queste informazioni sono sparse su una quantità di supporti eterogenea: rubrica cartacea, appunti, file sui diversi computer, conoscenze non scritte dei collaboratori. Questo comporta molto spesso inefficienze, ritardi nella trasmissione delle informazioni, perdita di informazioni.

Le organizzazioni più efficienti, da anni si sono dotate di strumenti di collaborazione per sopperire a ciò. Nella mia esperienza sono ancora troppo poche, soprattutto in Italia e non solo presso le piccole organizzazioni mancano questi strumenti.

Spesso si dice che costano troppo, che non servono, che sono troppo complesse. Niente di più falso.

Costi: Le soluzioni open source, quindi libere da costi di licenza sono sempre più numerose e sempre più complete.

Non servono: avere a disposizione in ogni momento la propria agenda, la propria rubrica e quella dei collaboratori, avere sottomano l’ultima offerta o lo stato di un ordine molto spesso fa la differenza tra acquisire e concludere un contratto o perderlo. Immagazzinare la conoscenza dell’organizzazione in questi strumenti puo’ sopperire alla mancanza di alcuni collaboratori (che magari se ne vanno portando via conoscenza).

Troppo complesse: sono tutte web based, intuitive. Con pochi clic si trovano le informazioni grazie anche ai potenti motori di ricerca inseriti all’interno.

La verità molto spesso è un’altra: non sono mai state provate a fondo per un periodo sufficiente, si pensa di perdere tempo ad inserire i dati. In sostanza è solo ed esclusivamente un fatto culturale.

Vediamo una applicazione che da tempo propongo ai clienti e che utilizziamo all’interno della nostra struttura: E-Groupware.

L’applicazione è presente sul mercato da svariati anni ed ha raggiunto una buona stabilità. Gira su qualsiasi sistema su cui gira un interprete php, un database mysql, un server web. Quindi gira su piattaforma Windows, Mac, Linux. E’ accessibile esclusivamente via web da qualsiasi dispositivo su cui giri un web browser: PC, MAC, Linux, iPhone, iPad, BlackBerry, cellulari in genere con capacità grafiche.

L’applicazione o, meglio il sistema, è composto da vari sottosistemi integrati tra di loro ad esempio:

  1. Rubrica condivisa o personale estendibile. E’ possibile garantire l’accesso alla propria rubrica ai membri dell’organizzazione in svariati livelli di accesso;
  2. Agenda personale condivisibile con i membri dell’organizzazione. E’ possibile ad esempio dare l’accesso alla propria segretaria per l’aggiornamento degli appuntamenti. Le viste possono essere giornaliere, settimanali, mensili. Gli appuntamenti si possono esportare rapidamente presso altre agende.
  3. Un completo sistema di gestione delle varie attività per gestire telefonate, mail, to do, note. Si possono categorizzare liberamente e gestire gli stati di avanzamento delle azioni (un mini crm praticamente)
  4. Un buon sistema per la gestione dei progetti (se la nostra azienda lavora per progetti ad esempio uno studio di ingegneria, di architettura);
  5. Un buon sistema di gestione del foglio ore utile per tracciare ad esempio attività da fatturare ai nostri clienti
  6. Un sistema per la gestione delle risorse aziendali su prenotazioni, ad esempio sale riunioni, auto aziendali, furgoni aziendali, apparecchiature di prova
  7. Un sistema completo per la gestione documentale aziendale completo di versioning, scadenza documenti, access list, ricerca per metadati (nella nostra organizzazione abbiamo svariate migliaia di documenti salvati all’interno e non da segni di cedimento o di lentezza)
  8. Un sistema di gestione documentale privato per ogni membro dell’organizzazione (che si usa poco, l’altro è molto più potente)
  9. Un sistema per la gestione della conoscenza aziendale classificabile in categorie utile per esprimere in documenti metodologie di lavoro, guide interne, policy aziendali.
  10. Un sistema wiki integrato, dalle funzionalità basilari;
  11. Integrazione e-mail, siti, notizie interne e molto altro ma meno utilizzati
  12. Soprattutto si puo’ estendere grazie alla buona documentazione offerta. Si possono quindi creare moduli ad hoc per l’azienda.

Le informazioni vengono tutte salvate su database relazionale e quindi è molto agevole accedere al sistema per effettuare ricerche non previste, analizzare le attività aziendali in ottica di migliorare la performance, etc.

Non vedo motivi quindi per non adottare un sistema del genere, in quanto i vantaggi che offre sono molti e di indiscutibile validità.

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Project management: alternative a Microsoft Project. Prova sul campo.

Nella mia attività consulenziale e formativa utilizzo spesso Microsoft Project come strumento,ovviamente, per la gestione dei progetti. E’ pero’ uno strumento complesso, evoluto e con molte funzionalità che spesso non vengono utilizzate per progetti comuni. In più, nelle ultime release, il programma non è più contenuto nel pacchetto Office; questo crea problemi quando si condividono progetti con clienti evoluti ma non tanto da acquistare licenze aggiuntive per programmi che non utilizzano spesso. Ho cercato quindi dei prodotti simili nel mondo del free software e dell’open source e ne ho provati due: Planner e OpenProj.

Planner, nato nel mondo linux ma portato anche nel mondo Microsoft Windows è molto semplice e molto limitato. Serve soprattutto per creare diagrammi di Gantt e assegnare qualche risorsa. Ha pochi campi dati a disposizione, non si possono rinominare. Gestisce la struttura WBS, gestisce le relazioni tra attività in maniera abbastanza completa ma poco altro. Puo’ essere utile per progetti veramente piccoli in quanto è anche molto semplice e non sottintende grandi conoscenze di teoria del Project Management.

OpenProj di Serena, nella versione stand alone provata, è invece tutta un’altra cosa. E’ veramente completo. e puo’ essere utilizzato molto bene per progetti anche complessi. La gestione delle informazioni delle attività è molto completa, la gestione delle risorse pure. Ha una gestione dei calendari delle risorse molto simile (per non dire uguale) a MS Project, gestisce i metodi di attribuzione del “consumo” delle risorse, gestice altri diagrammi, quali il reticolare. gestisce soprattutto le previsioni. Puo’ quindi essere utilizzato non solo nella fase di progettazione del progetto, ma anche nella fase di gestione e avanzamento con la tecnica del costo realizzato. Le WBS le gestisce, anche se non in maniera completa (Beh… neanche MS Project eccelle in questo). Con qualche artifizio si gestiscono anche le WBS  flessibili (più o meno come si gestiscono in MS Project). Non gestisce i sottoprogetti e la collaborazione tra team. Queste sono funzionalità presenti nella versione commerciale che pero’ non ho provato.  E’ compatibile con i il formato proprietario di MS Project (non l’ho testato a fondo su progetti complessi, ma nel futuro è un test che farò).

Per progetti medi l’ho adottato praticamente al 100% non trovando limitante le mancanze evidenziate. Da consigliare quindi.

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Formazione continua per gli Ingegneri

Mi era sfuggito ai suoi tempi e lo rileggo su Fidest

Venezia Gli Ingegneri veneziani lanciano lo sprint per la formazione continua. L’Ordine degli Ingegneri della Provincia di Venezia ha infatti varato, primo in Italia, un nuovo progetto rivolto agli iscritti all’Albo, anticipando le indicazioni in merito presenti in tutte le proposte di riforma della professione.  Il Consiglio dell’Ordine ha approvato un innovativo Regolamento che darà vita al progetto di formazione permanente obbligatoria e certificazione degli iscritti. Il progetto – che verrà illustrato al 55° Congresso Nazionale degli Ordini degli Ingegneri che si terrà a Torino – è già in fase di studio per l’adozione anche a livello nazionale.  Il percorso pilota dell’Ordine Veneziano – che conta 2.245 iscritti – prenderà il via in forma sperimentale da gennaio 2011 per un triennio, dopodiché dovrebbe entrare a regime per tutti gli Ordini degli Ingegneri delle province italiane.
Il percorso di formazione permanente obbligatoria garantirà agli iscritti all’Albo l’acquisizione di crediti formativi professionali progressivi (per un minimo sperimentale di 2 crediti annuali). Le attività proposte – ove possibile a livello gratuito – verranno stabilite dal Consiglio dell’Ordine e attuate dalla Fondazione degli Ingegneri veneziani (la struttura formativa dedicata) e comprenderanno corsi di aggiornamento e master (anche con percorsi telematici), seminari, convegni, giornate di studio e tavole rotonde.Il periodo di valutazione della formazione permanente di ogni iscritto avrà durata triennale e sarà certificato da una apposita commissione.

Ottimo, riprende quello che dicevamo sul post precedente. Qui si legge il regolamento.

Conoscendo l’Ordine spero vivamente una cosa: Ingegneria deve essere anche Ingegneria dell’Informazione. Troppo spesso bistrattata. Troppo spesso non considerata. Non è polemica. Se siete iscritti a questo Ordine, andate a vedere nei bollettini, nelle newsletter, nei siti e contate quante iniziative sono rivolte agli Ingegneri del terzo settore e agli Ingegneri dell’Informazione in particolare. Questo fortunatamente, con questo regolamento dovrebbe cambiare.

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