Gestione di gruppi di lavoro con strumenti open source

L’organizzazione di una azienda, di uno studio, necessità di condividere tra i collaboratori molte informazioni. Molto spesso queste informazioni sono sparse su una quantità di supporti eterogenea: rubrica cartacea, appunti, file sui diversi computer, conoscenze non scritte dei collaboratori. Questo comporta molto spesso inefficienze, ritardi nella trasmissione delle informazioni, perdita di informazioni.

Le organizzazioni più efficienti, da anni si sono dotate di strumenti di collaborazione per sopperire a ciò. Nella mia esperienza sono ancora troppo poche, soprattutto in Italia e non solo presso le piccole organizzazioni mancano questi strumenti.

Spesso si dice che costano troppo, che non servono, che sono troppo complesse. Niente di più falso.

Costi: Le soluzioni open source, quindi libere da costi di licenza sono sempre più numerose e sempre più complete.

Non servono: avere a disposizione in ogni momento la propria agenda, la propria rubrica e quella dei collaboratori, avere sottomano l’ultima offerta o lo stato di un ordine molto spesso fa la differenza tra acquisire e concludere un contratto o perderlo. Immagazzinare la conoscenza dell’organizzazione in questi strumenti puo’ sopperire alla mancanza di alcuni collaboratori (che magari se ne vanno portando via conoscenza).

Troppo complesse: sono tutte web based, intuitive. Con pochi clic si trovano le informazioni grazie anche ai potenti motori di ricerca inseriti all’interno.

La verità molto spesso è un’altra: non sono mai state provate a fondo per un periodo sufficiente, si pensa di perdere tempo ad inserire i dati. In sostanza è solo ed esclusivamente un fatto culturale.

Vediamo una applicazione che da tempo propongo ai clienti e che utilizziamo all’interno della nostra struttura: E-Groupware.

L’applicazione è presente sul mercato da svariati anni ed ha raggiunto una buona stabilità. Gira su qualsiasi sistema su cui gira un interprete php, un database mysql, un server web. Quindi gira su piattaforma Windows, Mac, Linux. E’ accessibile esclusivamente via web da qualsiasi dispositivo su cui giri un web browser: PC, MAC, Linux, iPhone, iPad, BlackBerry, cellulari in genere con capacità grafiche.

L’applicazione o, meglio il sistema, è composto da vari sottosistemi integrati tra di loro ad esempio:

  1. Rubrica condivisa o personale estendibile. E’ possibile garantire l’accesso alla propria rubrica ai membri dell’organizzazione in svariati livelli di accesso;
  2. Agenda personale condivisibile con i membri dell’organizzazione. E’ possibile ad esempio dare l’accesso alla propria segretaria per l’aggiornamento degli appuntamenti. Le viste possono essere giornaliere, settimanali, mensili. Gli appuntamenti si possono esportare rapidamente presso altre agende.
  3. Un completo sistema di gestione delle varie attività per gestire telefonate, mail, to do, note. Si possono categorizzare liberamente e gestire gli stati di avanzamento delle azioni (un mini crm praticamente)
  4. Un buon sistema per la gestione dei progetti (se la nostra azienda lavora per progetti ad esempio uno studio di ingegneria, di architettura);
  5. Un buon sistema di gestione del foglio ore utile per tracciare ad esempio attività da fatturare ai nostri clienti
  6. Un sistema per la gestione delle risorse aziendali su prenotazioni, ad esempio sale riunioni, auto aziendali, furgoni aziendali, apparecchiature di prova
  7. Un sistema completo per la gestione documentale aziendale completo di versioning, scadenza documenti, access list, ricerca per metadati (nella nostra organizzazione abbiamo svariate migliaia di documenti salvati all’interno e non da segni di cedimento o di lentezza)
  8. Un sistema di gestione documentale privato per ogni membro dell’organizzazione (che si usa poco, l’altro è molto più potente)
  9. Un sistema per la gestione della conoscenza aziendale classificabile in categorie utile per esprimere in documenti metodologie di lavoro, guide interne, policy aziendali.
  10. Un sistema wiki integrato, dalle funzionalità basilari;
  11. Integrazione e-mail, siti, notizie interne e molto altro ma meno utilizzati
  12. Soprattutto si puo’ estendere grazie alla buona documentazione offerta. Si possono quindi creare moduli ad hoc per l’azienda.

Le informazioni vengono tutte salvate su database relazionale e quindi è molto agevole accedere al sistema per effettuare ricerche non previste, analizzare le attività aziendali in ottica di migliorare la performance, etc.

Non vedo motivi quindi per non adottare un sistema del genere, in quanto i vantaggi che offre sono molti e di indiscutibile validità.

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Sanità. Ingegneri in camice bianco.

Articolo tratto da www.ingegneri.info che riportiamo in quanto interessante per me che sono bioingegnere.

L’introduzione negli ospedali di un Direttore delle Tecnologie che possa garantire una gestione sicura, economica ed appropriata del patrimonio tecnologico durante l’intero ciclo di vita delle apparecchiature biomedicali, rappresenta una garanzia per la sicurezza dei pazienti, un importante impulso alla modernizzazione delle dotazioni diagnostiche e terapeutiche, nonché un’arma efficace per l’ottimizzazione delle risorse economiche del Servizio Sanitario Nazionale.

Una proposta da anni portata avanti con determinazione dall’Associazione Italiana Ingegneri Clinici (AIIC) e che ora trova nel Governo, attraverso le parole espresse recentemente dal Vice Ministro alla Salute, Prof. Ferruccio FAZIO, un importante riconoscimento.

Il Direttore delle Tecnologie garantirebbe la gestione delle tecnologie sanitarie coordinando correttamente i rapporti con le industrie produttrici di dispositivi medici per la manutenzione e la valutazione dell’efficienza delle apparecchiature biomedicali per renderle sempre più al servizio delle esigenze cliniche dei pazienti.

“Finalmente è stata colta l’importanza di istituire una direzione strategica per l’Health Technology Management che abbia la responsabilità della gestione del patrimonio tecnologico biomedico aziendale, strumento ormai fondamentale per produrre sanità e garantire ai cittadini cure appropriate. Tale riconoscimento evidenzia come alla gestione delle tecnologie venga data una importanza strategica sia in funzione della miglior efficienza delle attività sanitarie che della modernizzazione ed innovazione del Servizio Sanitario Nazionale elevandola ad attività core” è il commento dell’Ing. Pietro DERRICO, Presidente di AIIC e Responsabile del Servizio di Ingegneria Clinica dell’Ospedale Pediatrico Bambino Gesù di Roma.

“A complemento di tale lodevole e lungimirante iniziativa del Governo auspichiamo realmente che le Istituzioni centrali e regionali” continua Derrico “possano quanto prima sostenere il percorso di riconoscimento istituzionale dell’Ingegnere Clinico, figura professionale unica in sanità e che opera anche in Italia da oltre 30 anni. Tale nuova professione, infatti, caratterizzata da conoscenze cliniche e tecnico-gestionali con formazione accademica in Ingegneria Biomedica e specializzazione in Ingegneria Clinica, non solo risulta ormai indispensabile in tema di sicurezza del paziente per il contenimento del rischio tecnologico ma anche per contribuire, unitamente alle altre figure tecniche e professioni sanitarie, alla qualità ed all’appropriatezza delle cure, all’interno della improcrastinabile esigenza di razionalizzazione delle risorse economiche investite nella sanità pubblica e privata”.

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