L’organizzazione di una azienda, di uno studio, necessità di condividere tra i collaboratori molte informazioni. Molto spesso queste informazioni sono sparse su una quantità di supporti eterogenea: rubrica cartacea, appunti, file sui diversi computer, conoscenze non scritte dei collaboratori. Questo comporta molto spesso inefficienze, ritardi nella trasmissione delle informazioni, perdita di informazioni.
Le organizzazioni più efficienti, da anni si sono dotate di strumenti di collaborazione per sopperire a ciò. Nella mia esperienza sono ancora troppo poche, soprattutto in Italia e non solo presso le piccole organizzazioni mancano questi strumenti.
Spesso si dice che costano troppo, che non servono, che sono troppo complesse. Niente di più falso.
Costi: Le soluzioni open source, quindi libere da costi di licenza sono sempre più numerose e sempre più complete.
Non servono: avere a disposizione in ogni momento la propria agenda, la propria rubrica e quella dei collaboratori, avere sottomano l’ultima offerta o lo stato di un ordine molto spesso fa la differenza tra acquisire e concludere un contratto o perderlo. Immagazzinare la conoscenza dell’organizzazione in questi strumenti puo’ sopperire alla mancanza di alcuni collaboratori (che magari se ne vanno portando via conoscenza).
Troppo complesse: sono tutte web based, intuitive. Con pochi clic si trovano le informazioni grazie anche ai potenti motori di ricerca inseriti all’interno.
La verità molto spesso è un’altra: non sono mai state provate a fondo per un periodo sufficiente, si pensa di perdere tempo ad inserire i dati. In sostanza è solo ed esclusivamente un fatto culturale.
Vediamo una applicazione che da tempo propongo ai clienti e che utilizziamo all’interno della nostra struttura: E-Groupware.
L’applicazione è presente sul mercato da svariati anni ed ha raggiunto una buona stabilità. Gira su qualsiasi sistema su cui gira un interprete php, un database mysql, un server web. Quindi gira su piattaforma Windows, Mac, Linux. E’ accessibile esclusivamente via web da qualsiasi dispositivo su cui giri un web browser: PC, MAC, Linux, iPhone, iPad, BlackBerry, cellulari in genere con capacità grafiche.
L’applicazione o, meglio il sistema, è composto da vari sottosistemi integrati tra di loro ad esempio:
- Rubrica condivisa o personale estendibile. E’ possibile garantire l’accesso alla propria rubrica ai membri dell’organizzazione in svariati livelli di accesso;
- Agenda personale condivisibile con i membri dell’organizzazione. E’ possibile ad esempio dare l’accesso alla propria segretaria per l’aggiornamento degli appuntamenti. Le viste possono essere giornaliere, settimanali, mensili. Gli appuntamenti si possono esportare rapidamente presso altre agende.
- Un completo sistema di gestione delle varie attività per gestire telefonate, mail, to do, note. Si possono categorizzare liberamente e gestire gli stati di avanzamento delle azioni (un mini crm praticamente)
- Un buon sistema per la gestione dei progetti (se la nostra azienda lavora per progetti ad esempio uno studio di ingegneria, di architettura);
- Un buon sistema di gestione del foglio ore utile per tracciare ad esempio attività da fatturare ai nostri clienti
- Un sistema per la gestione delle risorse aziendali su prenotazioni, ad esempio sale riunioni, auto aziendali, furgoni aziendali, apparecchiature di prova
- Un sistema completo per la gestione documentale aziendale completo di versioning, scadenza documenti, access list, ricerca per metadati (nella nostra organizzazione abbiamo svariate migliaia di documenti salvati all’interno e non da segni di cedimento o di lentezza)
- Un sistema di gestione documentale privato per ogni membro dell’organizzazione (che si usa poco, l’altro è molto più potente)
- Un sistema per la gestione della conoscenza aziendale classificabile in categorie utile per esprimere in documenti metodologie di lavoro, guide interne, policy aziendali.
- Un sistema wiki integrato, dalle funzionalità basilari;
- Integrazione e-mail, siti, notizie interne e molto altro ma meno utilizzati
- Soprattutto si puo’ estendere grazie alla buona documentazione offerta. Si possono quindi creare moduli ad hoc per l’azienda.
Le informazioni vengono tutte salvate su database relazionale e quindi è molto agevole accedere al sistema per effettuare ricerche non previste, analizzare le attività aziendali in ottica di migliorare la performance, etc.
Non vedo motivi quindi per non adottare un sistema del genere, in quanto i vantaggi che offre sono molti e di indiscutibile validità.