Un sistema di gestione di gruppi di lavoro: e-groupware

Nella nostra filosofia di utilizzo di sistemi open source per il lavoro quotidiano nella nostra azienda, da qualche anno utilizziamo, e proponiamo ai nostri clienti, una applicazione estremamente flessibile per la gestione di gruppi di lavoro multi utente web based: e-groupware.

La raffinata gestione degli utenti e/o dei gruppi lo rende particolarmente adatto all’utilizzo in intranet aziendali, soprattutto quando si sviluppano e si monitorizzano progetti condivisi.

La sua struttura modulare è composta da:

  1. agenda condivisa tra gli utenti con un raffinato sistema di permessi e di esportazione dei dati in modalità standard verso altri dispositivi;
  2. una rubrica condivisa e/o personale con tutti i campi necessari gia’ predisposti ma a cui si possono aggiungere campi personalizzati;
  3. un document management integrato in cui si possono indicizzare tutti i documenti di una azienda, con una semplice gestione del versioning (noi abbiamo qualcosa come un 20.000 documenti all’interno e tutto funziona molto bene)
  4. un file manager per ogni singolo utente del sistema;
  5. la possibilità di gestire tutte le attività di un singolo e/o di un gruppo quali: cose da fare, e-mail, note, chiamate telefonica, con una raffinata gestione dell’avanzamento del lavoro stesso;
  6. un modulo per la gestione dei progetti a cui si possono allegare attività, documenti, fogli ore;
  7. un modulo per gestire correttamente le risorse di una azienda quali le sale riunioni, macchine particolari, strumenti condivisi;
  8. Un modulo relativo al foglio ore in cui indicare quanto tempo si è utilizzato per un progetto, per una attività, per un cliente;
  9. per chi si occupa di software un buon bug tracking;
  10. un modulo per la creazione di un proprio portale intranet per la condivisione del lavoro aziendale;
  11. un modulo per la gestione delle proprie mail;
  12. un modulo wiki, abbastanza semplice ma completo;
  13. un modulo per la gestione di una semplice bacheca elettronica (poco utilizzato, noi troviamo più utile il modulo wiki)
  14. un bel modulo per la gestione della conoscenza aziendale;
  15. molto altro ancora in quanto è possibile creare proprie applicazioni e moduli grazie alle API messe a disposizione dal sistema

Che dire, associato alla semplicità dell’installazione su qualsiasi piattaforma (Mac, Linux, Windows) e alla fruizione dei contenuti tramite un semplice browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera, Safari e tanti altri) lo rendono un prodotto che tutte le aziende dovrebbero avere.

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Siae ed equo compenso.

E’ la notizia che sta infervorando i siti internet ed i blog oggi.

Oggi se ne sono lette di tutti i tipi sia pro che contro. Io vorreri riportare l’articolo scritto su pmi.it da Noemi Ricci che spiega molto bene quali saranno i costi per gli utilizzatori di apparati informatici in ambito professionale (e quindi che al 99% non comprano sistemi per fare copie illegali). Per tutti i link visitate l’articolo originale.

Ecco l’articolo che vi riporto per comodità.

“Il Decreto Bondi ha introdotto una sorta di tassa su dispositivi di archiviazione di massa che memorizzano opere protette da diritti d’autore: sconcerto tra imprese e consumatori. Rincari sui prodotti e disincentivo all’innovazione?

Sconcerto e allarme nel mondo Hi-Tech dopo la firma del Decreto di rideterminazione del compenso per “Copia privata” del Ministro Sandro Bondi: da ora in poi dovrà essere stabilita una quota anticipata per il diritto d’autore, da pagare all’acquisto di memorie di massa (cellulari, pc, dvd, cd, penne USB, smartphone, lettori mp3 e tutti i dispositivi che consentano la riproduzione di opere audiovisive protette dalla legge 633/41 sul diritto d’autore).

Una sorta di tassa, che di fatto porterà all’aumento del prezzo dei prodotti hi-tech, come stabilito in un apposito allegato tecnico.

L’equo compenso per copia privata, regolamentato nell’art. 71 septies della legge sul copyright viene dunque esteso a tutti i dispositivi tecnologici dotati di memoria, proprio in un momento di crisi che richiederebbe incentivi piuttosto che balzelli.

Quantificando, i prezzi aumenteranno proporzionalmente alla capacità di memoria: ad esempio 36 centesimi per una chiavetta Usb da 4 Giga, 50 centesimi per un Dvd riscrivibile, quasi 10 euro in più per i dischi rigidi da 15 Giga montati sui lettori Mp3 e 30 euro per un hard disk da 250 gigabyte.

Ad autori ed editori verrà preventivamente corrisposto l’ammontare dei diritti stabilito, anche qualora gli utenti utilizzino questi dispositivi per registrare opere originali.

È però necessario sottolineare che l’allegato tecnico al decreto prevede un sistema automatico di adeguamento degli aumenti coatti dei costi su base annuale, e nell’arco di un triennio anche mediante un tavolo di lavoro, al quale parteciperanno tutti i soggetti interessati. La SIAE potrà stabilire, per talune categorie di utilizzi o settori, delle esenzioni dai pagamenti.

Scontente le associazioni dei consumatori come Altroconsumo, che giudica il decreto un «favore alla Siae ingiusto soprattutto perché applicato sulle tasche dei consumatori in un momento di crisi».

Il presidente di Confidustria Anie l’ha definito «l’unico esempio di penalizzazione dell’innovazione» e ha descritto come profondamente iniqua la sua estensione a tecnologie come cellulari, pc, decoder e console di gioco che non hanno come funzionalità principale la duplicazione di contenuti digitali.

La Società Italiana degli Autori ed Editori risponde alle accuse sottolineando che l’equo compenso non è una tassa e descrivendo questa azione come «un capitolo di rilevante importanza per la tutela dei contenuti culturali in Italia».

Per la SIAE, «si è colmato un vuoto normativo che sacrificava il ruolo dei titolari dei diritti sulle opere dell’ingegno da più di 6 anni» e che permette all’Italia di allinearsi ai principi e alle regole che l’Unione Europea. “

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Utilizzare wget dietro un proxy

Wget è una utility che viene utilizzata moltissimo su server unix in assenza di interfaccia grafica. E’ utilizzato per scaricare pagine web (o interi siti in locale) e per automatizzare alcuni processi includendolo in script eseguibili sia per operazioni riguardanti il protocollo HTTP che per il protocollo FTP.

Molto spesso in ambito aziendale  i server sono confinati dietro ad un proxy per l’accesso alla rete e quindi?

Ecco un breve tutorial per bypassare la situazione:

  1. Bisogna settare una variabile d’ambiente: in linux aprire un terminale (oppure inserire nello script) e digitare export http_proxy=”http://proxy.esempio.it:8080” avendo cura di inserire il vostro indirizzo del proxy e la porta su cui è in ascolto;
  2. utilizzare il comnado wget http://url da visitare;

Nel caso in cui volete utilizzare il protocollo ftp:

  1. La variabile d’ambiente da settare è diversa: export ftp_proxy=”ftp://proxy.esempio.it:8080“
  2. Utilizzare il comando wget ftp://url da visitare;

Nel caso il vostro server proxy necessiti di autenticazione, i passi sono molto simili in ambedue i casi:

  1. Settare la variabile d’ambiente in questo modo: export http_proxy="http://username:password@proxy.esempio.it:8080" (la modifica è ovvia per l'ftp)
  2. Utilizzare il comando come al solito

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Installare java su distribuzione ubuntu

Capita spesso, molto spesso di utilizzare java su ubuntu.

Per installarlo è molto semplice:

  1. Aprire un terminale;
  2. Digitare sudo apt-get update;
  3. Digitare sudo apt-get install sun-java6-jdk;
  4. Rispondere yes alla domanda ed accettare i termini di licenza;
  5. Digitare sudo gedit /etc/environment sullo stesso terminale;
  6. Aggiungere alla fine del file la seguente riga: JAVA_HOME=”/usr/lib/jvm/java-6-sun” e salvare;
  7. Se volete attivare subito la variabile digitare source /etc/environment. Per abilitarla pero’ su tutte le sessioni dovrete  scollegarvi e ricollegarvi;
  8. Se vi serve anche il supporto java su Mozilla Firefox dovete installare anche il plugin con  sudo apt-get install sun-java6-plugin

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Sanità elettronica: sperimentazione della ricetta on-line in Campania e Piemonte

Articolo tratto da ICT4Health

In Piemonte e in Campania, con l’arrivo del 2010, parte in via sperimentale per sei mesi un progetto che prevede la possibilità per i farmacisti di prendere carico on line delle ricette dei Medici di Medicina Generale e dei Pediatri di Libera Scelta.

Sarà sufficiente che il medico compili la ricetta sul suo computer e la invii alla rete al ministero della salute: a questo punto sarà pronta per essere letta dal farmacista, che quando il paziente si presenterà con la propria tessera sanitaria si collegherà al sito del ministero e, previa verifica della prescrizione, consegnerà le medicine.

In questo modo i pazienti potranno evitare di recarsi negli studi dei medici e di fare estenuanti code; qualora fossero presenti per una visita, potranno comunque avere copia cartacea della prescrizione. Il progetto è stato realizzato da Sogei, la società di information technology del ministero dell’economia e delle finanze che ha sviluppato il software necessario ad avviare la nuova rivoluzione da consegnare ai professionisti. Oltre al servizio reso al paziente, l’obiettivo del ministero è ovviamente il controllo della spesa farmaceutica e il risparmio della carta.

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Sanità elettronica: sempre più presente nell'agenda della Comunità Europea

Articolo tratto da ICT4Health.

La sanità elettronica riceve sempre più impulso da parte degli Organismi dell’Unione Europea, mentre si moltiplicano i progetti che puntano ad accelerare la crescita del mercato, a promuovere l’interoperabilità e ad abbattere le barriere legali ed amministrative ancora presenti.

All’interno degli organismi UE, il nostro Paese sta contribuendo alla definizione dei meccanismi e delle logiche alla base dello sviluppo e dell’integrazione dei vari servizi sanitari nazionali. Secondo quanto dichiarato il 2 dicembre a Bruxelles – in occasione del Consiglio dei Ministri della salute dell’Unione Europea – dal viceministro per la salute, Ferruccio Fazio, «la Sanità elettronica è uno dei punti cruciali intesi a garantire il controllo delle prestazioni sul territorio, sia dei medici di medicina generale, sia delle strutture ospedaliere».

Proprio in riferimento a quanto fino adesso è stato fatto a livello europeo in tema di e-Health, all’inizio di ottobre è stata presentata dalla Commissione Europea una relazione aggiornata sulle iniziative comunitarie nel settore. In prima battuta, è emerso che la maggior parte delle iniziative programmate è stata avviata e che le scadenze e gli step sono stati rispettati. I progetti che rientrano negli interventi comunitari di e-Health hanno come obiettivo primario l’interoperabilità dei dati tra le 27 nazioni che compongono l’Unione Europea. La Commissione Europea continua a porre particolare enfasi sulla necessità di creare una maggiore disponibilità economica, nonostante la crisi, in misura tale da consentire un maggiore sviluppo dell’e-Health e, di conseguenza, anche un’apprezzabile crescita del mercato, che è stato incluso tra i settori chiave della crescita comunitaria (insieme a tessile protettivo, edilizia sostenibile, riciclaggio dei rifiuti, produzione biologica ed energie rinnovabili).

Tra le principali iniziative spiccano la definizione di linee guida sull’interoperabilità transnazionale, in vista dell’adozione del Fascicolo Sanitario Elettronico, a cui è legato a doppio giro il Progetto EPSOS (Smart Open Service for European Patients), che punta a sviluppare l’interoperabilità delle cartelle e delle prestazioni cliniche elettroniche; lo sviluppo della Rete Calliope (Call for Interoperable eHealth services in Europe), che consentirà di mettere a disposizione dell’intero settore sanitario europeo i risultati del progetto pilota SOS (Smart Open Service) che punta a garantire la compatibilità delle informazioni mediche in formato elettronico indipendentemente dalla lingua o dalla tecnologia utilizzata; il progetto “Good Health for All”, che ha l’obiettivo di rendere l’Europa più sana e più competitiva attraverso la condivisione delle responsabilità per la salute tra cittadini, Governi ed istituzioni UE.

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Amministratori di sistema: un sistema di log open source

Domani entra in vigore il famigerato decreto sugli amministratori di sistema.

Questa è una soluzione che abbiamo sviluppato e che proponiamo ai nostri clienti per quanto riguarda la parte tecnica, gestione dei log degli accessi degli amministratori di sistema.

Nel pieno rispetto dell’open source presentiamo una soluzione a basso costo utilizzando sistemi liberamente scaricabili da internet.

Sistemi per la gestione dei log ne esistono di tutti i tipi e per tutte le tasche ma, leggendo le caratteristiche di molti a pagamento… abbiamo subdorato che molto spesso sono dei pc embedded con programmi open source venduti a svariati migliaia (se non decine di migliaia) di euro. Vediamo come fare utilizzando la rete.

Prendimao un pc con una buona dotazione di spazio disco (e poi vedremo perchè) e installiamoci una distribuzione open source linux (noi lavoriamo con ubuntu… ma il discorso si puo’ fare con qualsiasi altra distribuzione avendo l’accortezza di utilizzare i comandi adeguati).

A questo punto montiamoci un server MySql e quindi utilizziamo come log server centralizzato il sistema Syslog-ng per salvare tutti i dati sul database menzionato.

Seguendo le direttive trovate sul seguente link:  http://www.openskill.info/infobox.php?ID=1466

Innanzitutto e’ necessario  connettendosi a mysql con il comando mysql -u username -p passwhord -h 127.0.0.1 e creare il database che conterra’ i log con il comando create database db_log;.
Si presuppone che mysql sia in esecuzione sullo stesso sistema del syslog server ed in ascolto sull’indirizzo di loopback.
Una voltra create il database si suggerisce di creare un utente apposito che abbia i privilegi sullo stesso, in modo di evitare di utilizzare l’utenza di root. Anche in questo caso e’ necessario loggarsi al dbms con un mysql -u username -p password -h 127.0.0.1 ed eseguir eil seguente comando:
GRANT ALL PRIVILEGES ON db_syslog.* TO syslog_user@127.0.0.1 IDENTIFIED BY 'syslog_password'.
L’ultima operazione da eseguire sul database e’ la creazione della tabella che conterra’ i messaggi syslog salvati da syslog-ng. Tale operazione puo’ essere portata a termine con il comando mysql -u syslog_user -p syslog_password -h 127.0.0.1 < syslog_table.sql .
syslog_table.sql sara’ un file di testo contenente le istruzione per creare la tabella, e dovra’ contenere le seguenti linee:

#
# Table structure for table `logs`
#

CREATE TABLE logs (

host varchar(32) default NULL,
facility varchar(10) default NULL,
priority varchar(10) default NULL,
level varchar(10) default NULL,
tag varchar(10) default NULL,
date date default NULL,
time time default NULL,
program varchar(15) default NULL,
msg text,
seq int(10) unsigned NOT NULL auto_increment,

PRIMARY KEY (seq),

KEY host (host),
KEY seq (seq),
KEY program (program),
KEY time (time),
KEY date (date),
KEY priority (priority),
KEY facility (facility)

) TYPE=MyISAM;

Ovviamente nel caso il file syslog_table non sia nella stessa directory dalla quale viene lanciato il client mysql sara’ necessario specificare il percorso del file in questione.
Una volta predisposta la parte relativa al database, e’ stata aggiunta la seguente destinazione al file di configurazione di syslog-ng /etc/syslog-ng/syslog-ng.conf:

#file di destinazione con query sql che saranno processate dal feeder
destination file_sql {
file(“/var/log/sqllog/log_sql_$HOUR.$MIN”
template(“INSERT INTO logs (host, facility, priority, level, tag, date, time, program, msg) VALUES ( ‘$HOST’, ‘$FACILITY’, ‘$PRIORITY’, ‘$LEVEL’, ‘$TAG’, ‘$YEAR-$MONTH-$DAY’, ‘$HOUR:$MIN:$SEC’,’$PROGRAM’, ‘$MSG’ );n”)
template_escape(yes));
};

Questa direttiva fa in modo che all’interno del file /var/log/sqllog/log_sql_ORA.MINUTO vengano inserite una serie di istruzioni INSERT SQL che una volta eseguite dal client mysql andranno ad inserire i dati nella tabella logs del database db_syslog.
A meno che nel file di configurazione di syslog-ng non sia posta a yes l’opzione create_dirs sara’ necessario creare la directory /var/log/sqllog ed impostare dei permessi coerenti con le opzioni owner, group, perm, dir_owner, dir_group e dir_perm se definite nel file di configurazione di syslog-ng.
Inoltre, come si puo’ notare dall’opzione file della direttiva destination, non verra’ creato un singolo file ma diversi a seconda dell’ora e del minuto in cui verranno generati. Tale scelta si e’ resa necessaria per semplificare la creazione e l’esecuzione dello shellscript che eseguira effettivamente gli inserimenti nek database e che verra’ successivamente illustrato.

Infine, la nuova destinazione creata dovra’ essere utilizzata all’interno di una direttiva log del file /etc/syslog-ng/syslog-ng.conf perche’ qualcosa possa essere scritto all’interno del file /var/log/sqllog/log_sql_ORA.MINUTO:

#log query per il feeder
log { source(s_all); destination(file_sql); };

Con questa configurazione, pero’, nessun dato viene ancora scritto all’interno del database ma vengono solo scritte delle istruzioni INSERT nei file /var/log/sqllog/log_sql_ORA.MINUTO.
E’ quindi necessario creare uno script che prenda questi file e inserisca effettivamente i log all’interno del database, ad esempio /opt/syslg-db/feeder.sh:

#!/bin/bash
# Script adattato da process_logs di  Casey Allen Shobe

dbhost=”localhost”
dbuser=”syslog_user”
dbpass=”syslog_password”
dbname=”db_log”
datadir=”/var/log/sqllog”

while true; do
logfiles=`find $datadir -name “log_sql_[0-2][0-9].[0-5][0-9]”`
sleep 70 # This is to ensure we don’t screw up a log currently being written.
for logfile in $logfiles; do
cat $logfile | mysql –user=$dbuser –password=$dbpass $dbname
if [ $? -ne 0 ]; then
echo “[ERRORE] Problema nel processare il file $logfile!!!” >> $datadir”/feeder_log.log”
#exit 1 #Comment out this line if you want the script to
else
echo “[OK] $logfile inserito nel db in data `date –rfc-3339=seconds`” >> $datadir”/feeder_log.log”
rm -f $logfile
fi
done
done

Nella parte iniziale dello script vengono definite alcune variabili d’ambiente che indicano i parametri da utilizzare per la connessione al database e la directory dove si trovano i files scritti da syslog-ng contenenti le istruzioni inserti da eseguire.
Un aspetto importante dello script e’ l’istruzione sleep 70 eseguita all’interno del ciclo while dopo avere settato la variabile contenente i nomi dei file da processare durante l’iterazione corrente. Quando eseguita essa sospende l’esecuzione dello script per 70 secondi, in modo da impedire che possa essere processato un file in corso di scrittura da parte di syslog-ng.
Poiche’ la destination definita nel file di configurazione di syslog-ng, prevede la creazione di un nuovo file di log ogni minuto (grazie all’utilizzo della macro $MIN), con una sleep di 70 secondi si avra’ la sicurezza che i files definiti nella variabile logfiles non siano piu’ oggetto di scrittura, essendo trascorsi almeno 60 secondi dalla loro creazione.
Per ognuno di questi file, infine, vengono eseguite le istruzioni INSERT in essi contenute passandole in input al client mysql tramite la linea cat $logfile | mysql --user=$dbuser --password=$dbpass $dbname.
Una volta processato, il file viene rimosso tramite il comando rm -f. Lo script verifica inoltre l’exit code del comando mysql ed in base ad esso scrive l’esito del processing del file in /var/log/sqllog. Questa operazione puo’ anche essere considerata superflua ed evitata semplicemente commentando le due istruzioni echo all’interno del ciclo for.
Infine, per automatizzare l’utilizzo dello script feeder.sh e’ possibile modificare lo script /etc/syslog-ng/syslog-ng in modo da avviare e terminare automaticamente feeder.sh insieme al syslog server:

#!/bin/sh
#
[…]

start() {
echo -n $”Starting $prog: ”
daemon $exec $SYSLOGNG_OPTIONS
retval=$?
echo
[ $retval -eq 0 ] && touch $lockfile
echo “Starting Feeder”
/opt/syslg-db/feeder.sh &
return $retval
}

stop() {
echo “Stopping Feeder”
killall feeder.sh
echo -n $”Stopping $prog: ”
killproc $prog
retval=$?
echo
[ $retval -eq 0 ] && rm -f $lockfile
return $retval
}

[…]

Bene a questo punto il server è a posto, ricordandosi di abilitare la ricezione dei log remoti modificando una riga su /etc/syslog-ng/syslog-ng.conf . La riga in questione comincia con #udp(). Cancellate il carattere #, salvate riavviate il server syslog- Bene il sistema è quasi pronto.

Passiamo ai clients.

Se i client sono linux, nessun problema, installate su tutti il demone syslog-ng e modificatene il contenuto aggiungendo le seguenti righe:

destination d_loghost  { udp(“ip_server_log”);  };

log { source (s_all); destination (d_loghost);};

Riavviate sui client il demone syslog-ng e il server comincerà a ricevere i log.

Passiamo ai clienti Windows (per client, intendo server windows che manderanno i log sul server di log centralizzato)

Per windows ho testato  Snare Agent per windows, un pacchetto open source che installa un servizio per il log degli eventi su windows ed è amministrabile tramite una pagina web. L’installazione si limita al solito doppio click sull’eseguibile, all’impostazione della password ed alla scelta se permettere o meno l’accesso remoto alla pagina di configurazione del servizio. Per effettuare la configurazione è sufficiente puntare il browser su localhost:6161. Utente e password di default sono snare/snare, da cambiare immediatamente.

La configurazione da impostare per avere il log remoto è sulla pagina network. Basta impostare  Destination Snare Server address con l’indirizzo ip del server di log e come  destination  port  514. Attivare Enable Syslog  Header e selezionare come syslog facility auth, con livello notice.

Stanchi? un attimo di pazienza tra un po’ è finito.

A questo punto abbiamo tutti i nostri log su un server mysql. La normativa ci impone di salvarli su supporti non modificabili (cd o dvd in pratica).

Lo risolviamo in questo modo:

Scriviamo un piccolo script che ad una certa ora (impostata con cron) viene eseguito per estrarre i dati dal database e scriverli in un file che poi recupereremo per trasferirlo in un cd  e/o DVD.

lo script è il seguente:

#!/bin/bash
dbhost=”localhost”
dbuser=”syslog_user”
dbpass=”syslog_password”
dbname=”db_log”
filebackup=backup-log-$(date +%d-%m-%Y –date=”yesterday”)
/usr/bin/mysql –user=$dbuser –password=$dbpass $dbname < /opt/syslg-db/query.sql > /home/log/$filebackup.txt
gzip /home/log/$filebackup.txt

il contenuto del file sql query.sql è questo:

select * from logs where date=(select curdate() – interval 1 day);

Per recuperare il tutto abbiamo utilizzato il servizio ftp (il server  non ha monitor e/o tastiera). Installiamo il demone proftpd, lo configuriamo e creiamo un utente log. A questo punto, a tempi prefissati, ci recuperiamo i files da scrivere sui CD e/o DVD

Alcune note di prestazione: da un nostro cliente con una decina di server e con circa 100 client con tale sistema in meno di cinque giorni abbiamo un db con oltre 2 milioni di righe!!!!  Diventa importante quindi eseguire ogni tanto un task per cancellare dal db i record vecchi di n giorni ( a questo punto è banale l’implementazione).

Altra nota: il garante ci dice che dobbiamo loggare anche tutti gli accessi degli amministratori sui pc che trattano dati pernonali e/o sensibili.. i log diventeranno ancora di più.

Abbiamo finito, questa è una soluzione che abbiamo ritenuto soddisfacente i requisiti minimi del garante (a seguito anche di incontri con esponenti del Garante stesso). Non saraà perfetta, sarà migliorabile, ma funziona.

Attendiamo commenti

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Amministratori di sistema: precisazione del Garante

Notizia tratta da www.garanteprivacy.it

 

Amministratori di sistema: precisazioni del Garante

In vista della scadenza del 15 dicembre, termine entro il quale imprese e altri soggetti interessati devono adeguarsi alle prescrizioni impartite a suo tempo in materia di amministratori di sistema, l’Autorità per la protezione dei dati personali ritiene opportuno precisare alcuni aspetti, anche allo scopo di evitare ingiustificati oneri per le aziende.

L’Autorità, nel rilevare il generale impegno da parte delle imprese ad adempiere alle prescrizioni impartite con il provvedimento del 27 novembre 2008, ha infatti constatato che informazioni imprecise o anche talune azioni promozionali da parte di consulenti rischiano di disorientare alcune aziende, soprattutto quelle di piccole dimensioni, esponendole a immotivati aggravi economici.

L’Autorità intende dunque ribadire quanto segue:

  • le prescrizioni riguardano solo quei soggetti che, nel trattare i dati personali con strumenti informatici, devono ricorrere o abbiano fatto ricorso alla figura professionale dell’amministratore di sistema o a una figura equivalente.
  • le prescrizioni non si applicano, invece, a quei soggetti anche di natura associativa che, generalmente dotati di sistemi informatici di modesta e limitata entità e comunque non particolarmente complessi, possano fare a meno di una figura professionale specificamente dedicata alla amministrazione dei sistemi o comunque abbiano ritenuto di non farvi ricorso.

Per quanto concerne, infine, gli aspetti tecnici del provvedimento (in particolare, la conservazione dei log degli accessi effettuati dagli amministratori di sistema), il Garante ricorda come l’adeguamento possa avvenire anche con soluzioni a basso costo, validamente proposte e disponibili in rete (per esempio basate su software gratuito, anche con licenze di tipo open source), che possono costituire valide alternative all’impiego di prodotti commerciali o di apparati più sofisticati.

Roma, 10 dicembre 2009

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I documenti clinico sanitari verso la dematerializzazione: lo scenario italiano in uno studio dell’Osservatorio ICT in Sanità del Politecnico di Milano

Da ICT4Health.

Realisticamente parlando, nella Sanità è ancora troppo presto ipotizzare che i progetti di dematerializzazione possano abilitare scenari che prevedono la totale scomparsa dei documenti cartacei dalle strutture sanitarie, soprattutto in orizzonti temporali di breve periodo. Un’analisi corretta della diffusione di tali soluzione deve partire innanzitutto da una visione realistica del fenomeno.

Da questa considerazione prende le mosse la Ricerca dell’Osservatorio ICT in Sanità, “La Dematerializzazione in Sanità: dai documenti ai processi”, condotta sulle Direzioni ICT di 118 strutture sanitarie italiane, pubbliche e private. Emerge che il livello di diffusione delle soluzioni è ancora nelle prime fasi di sviluppo: circa un quarto del campione della ricerca non ha ancora deciso di investire, il 30% ha avviato dei progetti pilota, mentre più del 40% di aziende sanitarie (soprattutto aziende di grandi dimensioni, come confermato dalle interviste ai Chief Information Officer) sta già affrontando la tematica in ottica operativa, sull’intero ambito aziendale e con diversi livelli di estensione.

In particolare la dematerializzazione dei documenti è stata prevalentemente condotta in ambito clinico-sanitario piuttosto che in quello amministrativo per la presenza di sistemi, prevalentemente diagnostici, predisposti per la produzione di referti e immagini già originariamente in forma digitale. Dall’approfondimento condotto e dai dati rilevati sugli investimenti programmati si evince che la diffusione della dematerializzazione in questo ambito è destinata ad aumentare nell’immediato futuro.

Per avere una fotografia più precisa dello stato di diffusione e di maturità nelle aziende sanitarie nel rispetto delle indicazioni normative, le diverse realtà del campione di riferimento sono state mappate su una scala che comprende quattro stadi evolutivi, ricavati da un’analisi dei casi di maggior successo, che considerano:

– presenza di un workflow automatizzato;

– modalità di firma dei documenti;

– effettuazione dell’archiviazione sostitutiva a norma;

– modalità di esibizione a norma dei documenti informatici.

In seconda battuta sono state prese cinque macro aree funzionali ed è stato chiesto ai CIO di segnalare il livello di dematerializzazione in esse raggiunto: accoglienza e dimissione; diagnosi (radiologia e in generale tutte le diagnostiche per immagini, i servizi laboratoristici, ecc); cura; ciclo amministrativo e finanziario; ciclo logistico commerciale.

Emerge che nell’area funzionale della diagnosi la Dematerializzazione ha raggiunto livelli di completezza maggiori, e in particolare nei laboratori e dalla radiologia. In media infatti in quest’area il 71% del campione utilizza applicazioni che permettono di produrre l’output finale del processo (lastre, referto, diagrammi ecc.) in forma elettronica/digitale, il 52% prevede l’applicazione della firma digitale sui documenti informatici prodotti; il 32% circa effettua la conservazione sostitutiva dei documenti prodotti; il 20% dei casi dichiara di realizzare il processo di esibizione nel rispetto del quadro normativo attualmente in vigore.

Per quanto riguarda invece tutte le aree legate alla Dematerializzazione di documenti amministrativi, le aziende, pur essendo dotate (o in fase di dotazione) di sistemi gestionali che permetterebbero la gestione digitale delle pratiche in ottica di workflow non hanno ancora avviato un vero e proprio processo, se non per tipologie limitate di documenti amministrativi. Se è vero che dematerializzare in ambito sanitario abilita potenziali vantaggi molto più rilevanti rispetto alla sfera amministrativa, è altrettanto vero che quest’ultima area non deve essere dimenticata, soprattutto se si considerano gli obiettivi fissati dal Ministero per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione che puntano a una gestione dei pagamenti sempre più digitale.

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Amministratori di sistema: scadenza vicina. Una piccola guida.

Il 15 dicembre si sta avvicinando e con esso la scadenza per applicare in azienda il provvedimento del Garante della Privacy del 27 novembre 2008 come modificato dal provvedimento del 25 giugno 2009.

A seguito di un convegno a cui abbiamo assistito oggi, riporto quali sono gli adempimenti da fare in azienda. Tengo a precisare che tali discussioni sono ovviamente frutto di interpretazioni e che quindi vanno applicate coscientemente presso la propria azienda magari sentendo il proprio consulente o le proprie associazioni di categoria. Non ci rendiamo responsabili per applicazioni reali in azienda.

Il provvedimentro del Garante della Privacy del 25 giugno 2009 ha portato con se sostanzialmente due notizie degne di nota: Semplificazioni e proroga dell’individuazione del o degli amministratori di sistema e le attività connesse da mettere in essere.

Questi due provvedimenti hanno individuato, oltre ai ruoli di titolare, responsabile ed incaricato, anche il ruolo di Amministratore di sistema.

Cosa si intende per amministratore di sistema? Non solo il classico personaggio “smanettone” che gestisce i server ma in senso più lato anche:

  • Amministratore di server
  • Amministratore di Database
  • Amministratore di rete
  • Amministratore di sistema
  • Amministratore di software complessi
  • …..

L’individuazione del o degli amministratori di sistema deve essere fisica, cioè una persona, non una persona giuridica. Ne devono essere valutate le caratteristiche e le capacità e tali valutazioni devono essere documentate.

La designazione deve essere scritta e su base individuale.

Entro il 15 dicembre 2009 deve essere redatto un registro degli Amministratori di sistema (AS nel seguito) in cui sono contenuti gli estremi identificativi, le funzioni attribuite a ciascun AS. Nel caso di Outsourcing, tale elenco deve essere tenuto dall’Outsourcer (ma lo vedremo meglio più avanti). Questo registro deve esserci. Il posto migliore dove inserirlo è ovviamente il DPS ma l’azienda puo’ fare quello che vuole.

Nel caso in cui alcuni AS trattino dati dei lavoratori (o possano venirne a conoscenza), i lavoratori stessi devono essere informati (in vario modo, lettera scritta, pubblicazione su intranet, su lavagna, etc) dei nominativi. Quali sono i dati dei lavoratori? sicuramente quelli amministrativi ma anche dati di navigazione in internet, log delle mail, degli accessi. Praticamente questo sottoinsieme degli AS è praticamente identico all’insieme degli AS nella sua interezza.

Una volta all’anno l’azienda deve verificare l’attività degli AS e mantenere traccia di questa valutazione (documenti). Gli AS valutati devono essere sia quelli interni che quelli esterni.

Veniamo ad un altro obbligo che ha gettato molto scompiglio: la registrazione degli accessi (solo log in e log out) degli amministratori di sistema ai vari sistemi. E’ obbligatorio. Tali log vanno tenuti almeno sei mesi su un supporto non riscrivibile (CD o DVD non riscrivibile ad esempio). Non è proibito tenere i log di tutte le attività. E’ a discrezione dell’azienda .

Vediamo quindi in pratica cosa bisogna fare in due situazioni:

  1. AS interni;
  2. AS esterni.

Caso n.1, AS interni.

Nomina dell’AS, con raccolta della documentazione comprovante la competenza, ad es. curriculum e/o corsi di formazione; la nomina deve avere anche il profilo di autorizzazione e quali sono i trattamenti consentiti. Deve essere anche definita la Job descriprion, come meglio descritto nelle faq del garante, numero 7 e 8 che riportiamo in dettaglio:

  • Cosa si intende per descrizione analitica degli ambiti di operatività consentiti all’ADS? [Rif. comma 2, lettera  d]. Il provvedimento prevede che all’atto della designazione di un amministratore di sistema, venga fatta “elencazione analitica” degli ambiti di operatività consentiti in base al profilo di autorizzazione assegnato, ovvero la descrizione puntuale degli stessi, evitando l’attribuzione di ambiti insufficientemente definiti, analogamente a quanto previsto al comma 4 dell’art. 29 del Codice riguardante i responsabili del trattamento.
  • Oltre alla job description si deve andare più in dettaglio? Si devono indicare i singoli sistemi e le singole operazioni affidate?
    No, è sufficiente specificare l’ambito di operatività in termini più generali, per settori o per aree applicative, senza obbligo di specificarlo rispetto a singoli sistemi, a meno che non sia ritenuto necessario in casi specifici.

La  nomina deve essere individuale, fisica, deve essere conservata la ricevuta di nomina.

Deve essere comunicato ai dipendenti quale AS tratta i loro dati.

Bisogna registrare gli accessi degli AS (Log in e log out) ai vari sistemi (questi sono gli standard minimi). Attenzione ai riferimenti orari (c’e’ quindi la necessità di avere dei time server affidabili). Tali dati poi vanno periodicamente scritti su un supporto non riscrivibile e mantenuti per almeno 6 mesi.

Qui ci vengono in aiuto le faq 9, 10, 11, 12, 13, 14:

  • Cosa si intende per access log (log-in, log-out, tentativi falliti di accesso, altro?…) [Rif. comma 2, lettera f] Per access log si intende la registrazione degli eventi generati dal sistema di autenticazione informatica all’atto dell’accesso o tentativo di accesso da parte di un amministratore di sistema o all’atto della sua disconnessione nell’ambito di collegamenti interattivi a sistemi di elaborazione o a sistemi software. Gli event records generati dai sistemi di autenticazione contengono usualmente i riferimenti allo “username” utilizzato, alla data e all’ora dell’evento (timestamp), una descrizione dell’evento (sistema di elaborazione o software utilizzato, se si tratti di un evento di log-in, di log-out, o di una condizione di errore, quale linea di comunicazione o dispositivo terminale sia stato utilizzato…).
  • Laddove il file di log contenga informazioni più ampie, va preso tutto il log o solo la riga relativa all’access log? [Rif. comma 2, lettera f]
    Qualora il sistema di log adottato generi una raccolta dati più ampia, comunque non in contrasto con le disposizioni del Codice  e con i principi della protezione dei dati personali, il requisito del provvedimento è certamente soddisfatto. Comunque è sempre possibile effettuare un’estrazione o un filtraggio dei logfiles al fine di selezionare i soli dati pertinenti agli AdS.
  • Come va interpretata la caratteristica di completezza del log? Si intende che ci devono essere tutte le righe? L’adeguatezza rispetto allo scopo della verifica deve prevedere un’analisi dei rischi?
    La caratteristica di completezza è riferita all’insieme degli eventi censiti nel sistema di log, che deve comprendere tutti gli eventi di accesso interattivo che interessino gli amministratori di sistema su tutti i sistemi di elaborazione con cui vengono trattati, anche indirettamente, dati personali. L’analisi dei rischi aiuta a valutare l’adeguatezza delle misure di sicurezza in genere, e anche delle misure tecniche per garantire attendibilità ai log qui richiesti.
  • Come va interpretata la caratteristica di inalterabilità dei log? Caratteristiche di mantenimento dell’integrità dei dati raccolti dai sistemi di log sono in genere disponibili nei più diffusi sistemi operativi, o possono esservi agevolmente integrate con apposito software. Il requisito può essere ragionevolmente soddisfatto con la strumentazione software in dotazione, nei casi più semplici, e con l’eventuale esportazione periodica dei dati di log su supporti di memorizzazione non riscrivibili. In casi più complessi i titolari potranno ritenere di adottare sistemi più sofisticati, quali i log server centralizzati e “certificati”. E’ ben noto che il problema dell’attendibilità dei dati di audit, in genere, riguarda in primo luogo la effettiva generazione degli auditable events e, successivamente, la loro corretta registrazione e manutenzione. Tuttavia il provvedimento del Garante non affronta questi aspetti, prevedendo soltanto, come forma minima di documentazione dell’uso di un sistema informativo, la generazione del log degli “accessi” (login) e la loro archiviazione per almeno sei mesi in condizioni di ragionevole sicurezza e con strumenti adatti, in base al contesto in cui avviene il trattamento, senza alcuna pretesa di instaurare in modo generalizzato, e solo con le prescrizioni del provvedimento, un regime rigoroso di registrazione degli usage data dei sistemi informativi.
  • Si individuano livelli di robustezza specifici per la garanzia della integrità?
    No. La valutazione è lasciata al titolare, in base al contesto operativo (cfr. faq n. 14).
  • Quali potrebbero essere gli scopi di verifica rispetto ai quali valutare l’adeguatezza?
    Quelli descritti al paragrafo 4.4 del provvedimento e ribaditi al punto 2, lettera e), del dispositivo. L’adeguatezza è da valutare in rapporto alle condizioni organizzative e operative dell’organizzazione.

Ogni organizzazione è poi libera di decidere il suo livello di sicurezza, quindi si possono anche conservare i log di tutti, ma bisogna essere in grado di filtrare quelli degli AS.

Si devono quindi mettere in pratica delle verifiche periodiche sull’attività dell’AS e conservarne gli atti (vanno bene anche delle check list di controllo). Le verifiche devono essere almeno annuali.

Caso 2. AS Esterni.

In questo caso i compiti delegabili sono:

  • Nomina e conservazione del registro  degli AS
  • Verifica periodica delle attività degli AS

Non è delegabile invece la divulgazione degli AS che trattano dati del personale. La lista verrà data dagli Outsourcers.

Le modalità di delega:

  • Compiti delegati assegnati tramite lettera di incarico
  • Le lettere d’incarico devono essere sottoscritte per accettazione.

Ovviamente la funzione delegata deve gia’ essere stata incaricata al trattamento.

Ed ovviamente i casi possono essere diversi e vanno studiati volta per volta (Outsourcing completo, parziale, occasionale).

Quindi: prima del 15 dicembre è d’obbligo scrivere alle società che fanno trattamenti in Outsourcing o gestiscono in Outsourcing i sistemi.

E fino a qui gia’ i mal di testa sono notevoli. Ma si puo’ andare oltre, soprattutto in due casi ulteriori:

  1. Contratto di Outsourcing di società estera a cliente italiano;
  2. Contratto di Outsourcing di società italiana a cliente estero.

Nel primo caso: intra o extra UE? Che clausole di privacy utilizzare? Una cosa è certa: la società italiana è la titolare dei dati e quindi obbligo di nomina.

Nel secondo caso, la società italiana non è titolare ma deve comunque nominare il responsabile dei dati e comunque non si applica il provvedimento.

Penso sia tutto. Per il momento

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